ஆவணம்” என்ற சொற்பிரயோகமும், குழப்பமான நிலைப்பாடுகளும்

நளாயினி இந்திரன்.

“ஆவணம்” என்ற சொல், தமிழ் அறிவியல் மற்றும் ஆய்வுத் துறைகளில், பயன்பாட்டின் அடிப்படையில் ஒரு அளவு குழப்பமான சொற்பிரயோகமாகவே பார்க்கப்பட்டு வருகிறது. குறிப்பாக, “ஆவணம்” என்ற சொல்லின் தோற்றம் வடமொழி அடிப்படையிலானது எனக் கருதப்படுவது, இச்சொல்லைச் சுற்றியுள்ள கருத்து வேறுபாடுகளுக்கும் உடன்பாடின்மைகளுக்கும் முக்கிய காரணமாக அமைந்துள்ளது.

காலத்தின் தேவையையும், documents எனப்படும் பதிவுகளைப் பாதுகாக்க வேண்டிய அவசியத்தையும் கருத்தில் கொண்டு, சொற்பிரயோகச் சர்ச்சைகளுக்குள் செல்லாமல், எனது சில முந்தைய கட்டுரைகளிலும் “ஆவணங்கள்”, “ஆவணம் சார்ந்த காப்பகங்கள்” என்றே குறிப்பிடப்பட்டிருந்தன.

“ஆவணம்” என்ற சொல், பல தமிழ் இலக்கிய காலகட்டங்களிலும், வேறுபட்ட பொருள்களுடன் தொடர்ந்து பயன்படுத்தப்பட்டு வந்துள்ளது என்பதை பல ஆய்வாளர்கள் சுட்டிக்காட்டியுள்ளனர். இதுவே, இச்சொல்லின் பொருள் நிலைபெறாமல் மாறுபட்டு வந்ததற்கான வரலாற்றுப் பின்னணியாகவும் விளங்குகிறது.

தற்போதைய காலகட்டத்தில், பல நிறுவனங்கள் தங்களது தொழில்சார் செயல்பாடுகளை விரிவுபடுத்துதல், சேகரங்களை முறையாக நிர்வகித்தல், தொழிற்பாடுகளை ஆவணப்படுத்துதல் போன்ற தேவைகளின் காரணமாக, “ஆவணம்”, “ஆவணப்படுத்தல்” போன்ற சொற்பிரயோகங்களை அதிகமாகப் பயன்படுத்தத் தொடங்கியுள்ளன என்பதும் ஒரு உண்மை.

ஆனால், “ஆவணம்” என்ற சொல்லின் தோற்றம் மற்றும் அதன்  வரலாறு   பற்றி நீண்ட தெரிவாக இங்கு விபரிக்கவோ அல்லது  கருத்து தெரிவிக்கவோ இல்லை.,இருப்பினும், வரலாற்று ரீதியாகப் பார்க்கும்போது, “ஆவணம்” என்பது வணிக நடவடிக்கைகளுக்கான சான்றாகவும், மூல ஆதாரமாகவும், ஒரு பதிவாகவும் பயன்படுத்தப்பட்டதென்பது தெளிவாகக் காணப்படுகிறது. மேலும், தகவல்களைப் பேணுதல் அல்லது பாதுகாத்தல் என்பதற்கான ஒரு முக்கிய ஊடகமாகவும் இச்சொல் பாவிக்கப்பட்டுள்ளது.

தற்போதைய நடைமுறைப் பயன்பாடுகளின் அடிப்படையில்:

• Document (noun) – ஆவணம் / ஆவணங்கள்

• Document (verb) – ஆவணப்படுத்தல்

• Records – பதிவேடுகள்

• Archives (noun) – சுவடிகள்

• Archives (place) – சுவடிகள் காப்பகம்

உதாரணமாக, Department of National Archives – Sri Lanka என்ற நிறுவனம், முன்னர் “தேசிய சுவடிகள் திணைக்களம்” என அழைக்கப்பட்டு, பின்னர் “தேசிய சுவடிகள் காப்பக திணைக்களம்” எனப் பெயர் மாற்றம் பெற்றது.

இதேவேளை, இந்நூற்றாண்டின் ஆரம்பத்திலிருந்து, documents-ஐச் சேகரித்து பாதுகாப்பதும், அவற்றை எதிர்கால சந்ததியினருக்காகத் தொகுத்து வைப்பதும் தவிர்க்க முடியாத தேவையாக உருவெடுத்தது. இதன் தொடர்ச்சியாக, பல நாடுகளில் community-based documentation centres, digitised archives, digital libraries போன்ற அமைப்புகள் வேகமாக உருவாகி வளர்ந்தன.

இந்தச் சூழலில், “ஆவணம்” என்ற சொல்லின் தெளிவின்மை, அதனைப் பயன்படுத்துவதிலான விருப்பமின்மை, அல்லது மாற்ற வேண்டும் என்ற கட்டாய உணர்வு போன்ற காரணங்களால், நூலகங்கள் மற்றும் சுவடிகள் காப்பகங்களின் தொழிற்பாடுகள் குறித்த தெளிவான புரிதலின்றியே, சிலர் சொற்பிரயோகங்களை மாற்ற முயற்சிப்பதையும் காணலாம். உதாரணமாக, Document என்பதற்கும் Archives என்பதற்கும் ஒரே தமிழ் சொல்லாக “சுவடிகள்” என்பதையே பயன்படுத்தலாம் எனக் கருதப்படுவது இதன் வெளிப்பாடாகும்.

இந்நிலையில், இம்மூன்று கருத்துகளுக்கிடையிலான அடிப்படை வேறுபாடுகளைத் தெளிவாகப் பார்க்க வேண்டியது அவசியமாகிறது.

Documents என்றால் என்ன?

Documents என்பவை, தகவல் அல்லது ஆதாரங்களை வழங்கும் எழுத்துருவாக்கப்பட்ட, அச்சிடப்பட்ட அல்லது மின்னணு வடிவிலான பதிவுகளாகும். இவை பதிவு செய்தல், தொடர்பு கொள்ளுதல், அல்லது சாட்சியமாக முன்வைத்தல் போன்ற நோக்கங்களுக்காக உருவாக்கப்படுகின்றன. இவற்றின் பெறுமதி தற்காலிகமாக இருக்கலாம்; சில நேரங்களில் குறுகிய கால பயன்பாட்டுக்குரியவையாகவும், அல்லது நீண்டகால முக்கியத்துவமற்றவையாகவும் இருக்கலாம்.

Records என்றால் என்ன?

Records என்பவை, நடவடிக்கைகள், நிகழ்வுகள், பரிவர்த்தனைகள் அல்லது எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் குறித்த ஆவண ஆதாரங்களாகும். இவை தனிநபர்கள், நிறுவனங்கள், அரசாங்கத் திணைக்களங்கள் மற்றும் பல்வேறு அமைப்புகளால் உருவாக்கப்படுகின்றன. சான்று, தகவல் அல்லது வரலாற்றுப் பெறுமதி காரணமாக இவை பாதுகாக்கப்படுகின்றன.

Archives / Archival Materials என்றால் என்ன?

Archives அல்லது archival materials என்பவை, வரலாற்று, சட்ட, நிர்வாக அல்லது பண்பாட்டு முக்கியத்துவம் கொண்ட பதிவேடுகள் மற்றும் தகவல் தொகுப்புகளாகும். இவை நீண்டகால நோக்கில் ஆய்வுகளுக்கும், எதிர்கால சந்ததியினருக்காக வரலாற்றை எடுத்துச் செல்லும் நோக்கத்திற்காகவும், அவற்றின் பெறுமதியை கருத்தில் கொண்டு முறையாகச் சேகரித்து பாதுகாக்கப்படுகின்றன. இவை அரசாங்க நிறுவனங்கள், தனியார் நிறுவனங்கள் அல்லது அமைப்புகள் தங்கள் செயற்பாடுகளின் போது உருவாக்கியவையாகவோ அல்லது பெறப்பட்டவையாகவோ இருக்கலாம்.

Archives (Place) – காப்பகம்

வரலாற்று, சட்ட, நிர்வாக மற்றும் பண்பாட்டு முக்கியத்துவம் வாய்ந்த பதிவேடுகள் மற்றும் தகவல்களை, அவற்றின் நீண்டகாலப் பெறுமதியை கருத்தில் கொண்டு பாதுகாத்து வைக்கப்படும் இடமே Archives அல்லது சுவடிகள் காப்பகம் ஆகும்.

நீண்டகாலப் பேணிப் பாதுகாப்பிற்குத் தகுதியான பதிவேடுகள், மதிப்பீட்டு செயல்முறைகள் மற்றும் சுழற்சி முறைமைகளுக்குப் பிறகு, காப்பகம் சார்ந்த சுவடிகளாக (archival documents) காப்பகப்படுத்தப்படுகின்றன. இதனால், காப்பகம் சார்ந்த ஆவணங்கள், சாதாரண ஆவணங்கள் அல்லது பதிவேடுகள் என்ற பதங்களிலிருந்து தெளிவாக வேறுபடுகின்றன.

இத்துடன், முதன்மை ஆதாரங்கள்(primary resources) மற்றும் இரண்டாம் நிலை ஆதாரங்கள் என்பதற்கான வேறுபாடுகளையும் விளக்குதல் நல்லது. பிரதானமாக, சுவடிகள் காப்பகம் முதன்மை ஆதாரங்களை அவற்றின் பெறுமதி கருதி பேணிப்பாதுகாக்கின்றது. முதன்மை ஆதாரங்கள் என்பது ஒரு நிகழ்வு  நடைபெறும் காலத்திலேயே அல்லது அந்நிகழ்வில் நேரடியாக ஈடுபட்டவர்களால் உருவாக்கப்பட்ட மூல ஆதாரப்பதிவுகள் ஆகும்., இரண்டாம் நிலை ஆதாரங்கள் (secondary resources)என்பது முதன்மை ஆதாரங்களை அடிப்படையாகக் கொண்டு அவற்றை பகுப்பாய்வு செய்யும், விளக்கும், அல்லது மதிப்பிடும் பதிவுகள் அல்லது நூல்கள் ஆகும். இவை பெரும்பாலும் நிகழ்வுகளுக்கு பின்பு உருவாக்கப்படுகின்றன.  இவற்றின் பிரதானமாக நூலகங்கள் வைத்திருக்கின்றன.

இறுதியாக, நூலகங்களும் சுவடிகள் காப்பகங்களும் இரண்டும் தனித்தனி, வேறுபட்ட துறைகளாகும்; அவற்றின் தொழிற்பாடுகளும் நோக்கங்களும் முற்றிலும் வேறுபட்டவை. இவை இரண்டும் ஒரே வகையான materials உடன் மட்டுமே செயல்படுகின்றன என்பதோ, அல்லது இரண்டும் “சுவடிகள்” என்ற ஒரே கருத்துக்குள் அடங்கும் என்பதோ தவறான புரிதலாகும்.

மேலும்,Documents என்பதற்கான சரியான தமிழ் சொற்பிரயோகமாக “சுவடிகள்” என்பதே ஏற்றதாகக் கருதப்படுகிறதெனில், archives / archival materials என்பவற்றிற்கான பொருத்தமான தமிழ் சொல் எது என்ற கேள்வியும், அதனுடன் தொடர்புடைய மேலதிக ஆய்வின் அவசியமும் தவிர்க்க முடியாததாக முன்வருகின்றது.